Prosjektregnskap - hvem hvordan og hva?

Et prosjektregnskap inneholder inntekter og kostnader for et oppdrag. Regnskapet kan gi deg en god oversikt på lønnsomheten underveis i et prosjekt. Prosjektregnskapet vil derfor være et nyttig styringsverktøy i et pågående prosjekt. Det er også en del av det større regnskapet for en gitt periode. Alle inntekter og kostnader skal kunne knyttes til relevant prosjekt og blir kontrollert av myndighetene.

Hvem må føre prosjektregnskap?

Bygg- og anleggsvirksomhet i tillegg til verftsindustri har krav om å føre prosjektregnskap på prosjekter over 300.000 kr. Kravet gjelder anbudspris eller anslått omsetning på prosjektet og er eksklusive merverdiavgift. Kravet gjelder kun virksomheter som utfører fysisk arbeid i prosjektet. Det vil si at tjenester som byggeledelse, prosjektering, vareleveranse og lignende vil normalt ikke ha krav om dette.

Håndverkertjenester som omfattes av kravet er snekkerarbeid, taktekking, maling, rørleggerarbeid, muring og elektrisk arbeid. Videre vil anleggstjenester som graving- og planeringsarbeid og verftsindustri som skipsbygging omfattes. Virksomheter som leverer varer til prosjektet, har dette som krav hvis det blir levert monteringstjenester i forbindelse med leveransen.

Hvordan føre et prosjektregnskap

Det finnes flere måter å føre et prosjektregnskap. Disse kan i hovedsak deles opp i løpende avregning med- og uten fortjeneste, samt fullført kontraktsmetode.

Løpende avregning vil si at kostnader og inntekter periodiseres slik at de samsvarer med prosjektets fullføringsgrad. Denne måten å føre på vil kreve pålitelige estimater av fullføringsgrad, kostnader og inntekter. Løpende avregning uten fortjeneste er samme fremgangsmåte som løpende avregning, bare uten aktiv føring av fortjeneste.

Fullført kontraktsmetode er når verken inntekter eller utgifter resultatføres i prosjektperioden. Inntekter føres når prosjektet er ferdigstilt og utgiftene balanseføres som varer under tilvirkning etter hvert som de påløper. Denne metoden gir ikke god informasjon til den som skal lese regnskapet. Inntekter og utgifter vil da kunne variere avhengig av når prosjektet ferdigstilles.

Hva må et prosjektregnskap inneholde?

Bokføringsforskriften § 8-1-4 for bygg- og anleggsvirksomhet krever at følgende informasjon er med i prosjektregnskapet:

• Prosjektkode

• Oppdragsgiver navn, adresse og organisasjonsnummer

• Beskrivelse av oppdraget

• Prosjektstart og slutt

• Alle direkte kostnader

Kostnadene skal spesifiseres på lønnskostnader, materialkostnader, kostnader til underentreprenører og andre direkte kostnader.

Krav til lagring av dokumentasjon

Primær dokumentasjon knyttet til prosjektet skal oppbevares i 10 år. Dette gjelder for dokumentasjon som prosjektregnskapet, byggekontrakter med anbud/kalkyler, kontrakter med underentreprenører, tegninger, ordrelister, timelister og inngående pakksedler.

Bør man føre regnskap for alle prosjekter?

Selv om det ikke er et krav å føre dette på prosjekter under 300.000 kr, vil det være lurt. Da vil du ha kontroll på kostnader, dekning og fortjeneste for hvert oppdrag. Både små og store prosjekter kan gi verdifull informasjon til analyse som kan brukes ved kalkulering av nye anbud. Det gir også ledelsen nyttig informasjon om fremdriften i forskjellige prosjekter og hvordan lønnsomheten til din bedrift påvirkes av disse.

Ikke glem erfaringen du vil opparbeide deg ved å jobbe med slike regnskap. Den kan komme til nytte når du skal bryne deg på de større prosjektene.

Vi anbefaler Cordel som prosjektstyringsverktøy

Cordel er din beste hjelper på vei mot et godt og oversiktlig prosjektregnskap. Som prosjektstyringsverktøy gir Cordel deg tilbakemeldinger hele veien slik at du får full kontroll på ditt prosjekt. Les mer om prosjektstyring i Cordel her.